Savoir exactement ce qu'il faut pour équiper une salle de réunion moderne peut sembler simple, mais il y a en fait de nombreux éléments à suivre. De plus, le type d'équipement d'une salle de réunion dépend souvent de la taille et de la destination de la salle.
La technologie de conférence progresse à pas de géant, et il est normal de se sentir dépassé lors du choix de l'équipement de la salle. Mais ne vous inquiétez pas, car avec notre aide, vous pouvez équiper une salle de conférence moderne et évolutive.
De quel équipement une salle de réunion doit-elle disposer ?
Quel que soit le type de salle de réunion, toutes doivent disposer d'équipements fonctionnant de manière optimale. N'oubliez pas qu'une salle bien équipée stimule la motivation des travailleurs et augmente la productivité. Ces bases de salle de réunion comprennent :
Meubles, chaises et tables confortables
De nombreuses entreprises ne mettent pas souvent à jour le mobilier des salles de réunion car elles le considèrent comme un espace de travail secondaire. Cependant, choisir des meubles de centre de conférence modernes peut aider à la productivité et impressionner les clients.
Aujourd'hui, les clients utilisent des téléphones, des tablettes ou des ordinateurs portables lors d'une réunion. Par conséquent, vous devriez envisager une table avec alimentation intégrée ou connexion USB. Pour compléter le confort des participants, recherchez des chaises ergonomiques qui ont des dossiers hauts, des capacités d'inclinaison et des accoudoirs.
De plus, la salle de réunion doit disposer de suffisamment de mobilier pour s'adapter à tout type de réunion, qu'il s'agisse d'entretiens, de présentations d'entreprise, d'animations clients, de réunions internes, etc.
Conception et qualités de la chambre
La salle de réunion idéale est un espace spacieux, élégant et efficace. Obtenir la conception, la mise en page et la fonctionnalité justes est essentiel. La salle de réunion moderne doit refléter les objectifs et les valeurs de l'entreprise, ainsi que favoriser un environnement qui établit un équilibre entre confort et efficacité.
D'autres considérations de conception à prendre en compte vont de l'emplacement et de l'acoustique à la technologie audiovisuelle et même aux tons de couleur. La couleur des murs et l'éclairage de l'espace sont également à voir. Une pièce aux couleurs vives et bien éclairée favorisera la vigilance.
Connectivité, Wi-Fi haut débit
Il est impératif que la salle de réunion dispose d'une connexion Internet solide. Vous pouvez fournir une connexion filaire pour garantir le bon déroulement des conversations à distance à tout moment.
Si vous voulez un lieu de réunion avec prise en charge sans fil, vous pouvez envisager un SSID séparé ou un routeur bi-bande. Vous pouvez également envisager d'utiliser différentes bandes à des fins différentes, telles que le streaming vidéo et l'activité mobile. Ce type de connexion permet aux appareils sans fil, tels que les téléphones et les ordinateurs portables, de fonctionner de manière plus cohérente.
Écran de projection, tableau blanc et projecteur
Dans une salle de réunion moderne, le tableau blanc interactif ne peut pas manquer, qui peut être considéré comme une combinaison de tableau blanc, d'écran et d'ordinateur. Cette technologie multi-touch permet la collaboration entre les personnes, de la création de documents et de l'écriture, à la manipulation d'objets à l'écran. La propriété du réseau permet l'accès à l'imprimante et les liens vers les ordinateurs.
D'autre part, le projecteur audiovisuel numérique est la nouvelle alternative aux rétroprojecteurs. Ces présentateurs numériques utilisent la technologie des caméras vidéo pour la projection à l'écran, où des graphiques, des images, des documents et d'autres aides visuelles peuvent être affichés.
Equipement de son
Les systèmes audio des salles de réunion sont tout aussi importants que l'image vidéo dans une présentation. Tenez compte du fait qu'un son médiocre ou déformé ruinera toute tentative de communication.
Toutes les salles de réunion nécessitent certains équipements audio essentiels, notamment des microphones, des haut-parleurs et un système de contrôle. Cependant, choisir un système audio haut de gamme ne garantit pas que vous serez exempt de rencontrer des points faibles audio. Pour des résultats idéaux, vous devez le placer stratégiquement dans tout l'espace.
Le bon logiciel
Comme nous l'avons vu, une salle de réunion moderne doit disposer d'un système audio et vidéo sophistiqué. Cependant, pour utiliser ces appareils en visioconférence, un logiciel adapté est nécessaire.
Aujourd'hui, il existe de nombreuses propositions sur le marché pour faire des vidéoconférences, telles que Skype, Zoom, Google Meet, LifeSize, etc. Tous offrent une excellente qualité d'image et de son. De plus, ils disposent de fonctionnalités avancées qui leur permettent d'être utilisés sur tous les types de plateformes.
Éclair
Si vous souhaitez concevoir une salle de réunion idéale, vous devez proposer le bon type d'éclairage. Envisagez d'offrir une pièce avec un éclairage mixte, où l'éclairage naturel et l'éclairage artificiel peuvent être combinés de manière pratique.
Dans les présentations où vous utilisez des projecteurs et des écrans, vous devez vous assurer que les fenêtres sont couvertes de stores pour bloquer l'éblouissement du soleil pendant la durée de la présentation.
Climatisation et ventilation
Une climatisation optimale est essentielle lors de réunions en saison froide ou chaude. Une bonne climatisation mettra tous vos invités à l'aise. Il est également important d'avoir une ventilation naturelle, afin que la pièce reste fraîche et gaie.
L'idéal est d'installer un système de climatisation intelligent, afin de ne pas avoir à modifier continuellement les réglages de température tout au long de la journée. Ce système peut détecter la température réglée d'une salle de réunion, régler une température selon vos préférences et par conséquent maintenir des conditions de température parfaites tout au long de la journée.
Bonne visibilité de n'importe où dans la pièce
Tous les participants doivent avoir une vue à 100 % de n'importe où dans la salle de réunion, quelle que soit la disposition des tables ou la taille de la salle. L'objectif est de garantir la concentration des participants le plus longtemps possible.
Conclusion
Une bonne salle de conférence peut faire une grande différence dans les opérations commerciales. Cet espace vous aide à mieux communiquer avec vos clients et collègues, à faire une première impression positive et à améliorer l'expérience de réunion. Ceci est important que vous ayez des réunions régulières en personne ou à distance.