Si vous devez louer un espace pour de petits événements, vous devez commencer par évaluer vos besoins. Vous devrez également tenir compte d'autres aspects tels que le profil de votre public cible ou la concurrence.
Quel que soit le nombre de participants à l'événement, la décision ne sera pas facile à prendre (surtout si nous parlons d'entrepreneurs qui n'ont pas encore beaucoup d'expérience).
Afin de vous aider dans votre planification, nous avons préparé une liste des 4 détails clés à prendre en compte :
Localisation
Vous devez tenir compte de l'emplacement ou de la localisation des lieux de l'événement en fonction de l'origine des participants. Par exemple, vous devrez déterminer s'ils viendront de la même ville ou de plus loin.
Les experts recommandent de choisir un lieu bien desservi par les transports publics de la ville (bus, train ou métro). Même si le participant finit par prendre un taxi ou son propre véhicule, nous lui offrons au moins différentes options.
Une grande partie du succès (ou de l'échec) de l'événement est liée à l'attitude des participants. S'ils arrivent de mauvaise humeur parce qu'ils ont mis du temps à trouver un parking, ou parce qu'ils n'ont pas pu trouver de place, nous aurons du mal dès le départ.
Présence
Vous devrez faire une bonne prévision du nombre de participants que le lieu accueillera. Même si nous ne prévoyons pas un grand nombre de participants, certains lieux peuvent être trop petits.
Nous devons louer un lieu où nos participants se sentiront à l'aise et auront de la place pour s'étendre.
Cependant, ne faites pas l'erreur de louer un grand lieu pour un grand événement, car la plupart de l'espace sera vide et cela donnera une mauvaise impression.
Design
Il est conseillé que le petit espace événementiel à louer ait un design moderne, avec un profil technologique et adapté aux temps nouveaux (à moins que vous ne cherchiez à promouvoir un type de produit/service très spécifique et que vous recherchiez un design très différent).
Il est également très important de se concentrer sur les services facultatifs qui peuvent être loués (comme un service de restauration).
Pour trouver l'espace idéal, il est essentiel qu'il ait un design adapté aux besoins de l'entreprise.
Budget
Le budget est un critère essentiel lors de la recherche de lieux d'événements, même s'ils sont de petite taille.
Nous avons tendance à penser que le fait que le lieu soit plus petit aura un impact direct sur le prix de l'événement, le réduisant de manière significative. Mais il existe d'autres facteurs qui peuvent le rendre plus cher, comme un emplacement en centre-ville, des services, des technologies et des accessoires en option, etc.
Il est important d'établir un budget fixe pour éviter les mauvaises surprises lors de la réservation.
Bien qu'il existe de nombreux autres critères à prendre en compte, ces 4 critères sont considérés comme fondamentaux lors du choix d'un espace pour de petits événements.