Les salles de réunion ont des objectifs très différents, en fonction de chaque entreprise et de ses besoins. Ils peuvent être utilisés pour établir des collaborations avec d'autres entités ou fournisseurs, pour acquérir de nouveaux clients, pour présenter des événements afin de gagner des partenaires, pour créer une grande variété d'événements, entre autres.
Quelle que soit son utilisation, la plupart des entreprises s'accordent à dire qu'il s'agit d'une ressource fondamentale pour leur croissance.
Une salle de réunion donne une bonne image aux tiers, aide à gagner en réputation, transmet du professionnalisme et du sérieux, tout en étant un lieu où l'on se sent à l'aise et en sécurité, ce qui facilite la prolifération des idées.
L'entreprise doit prendre en compte une série d'aspects avant de décider de louer une salle de réunion. Voici les plus importantes :
Où louer des salles de réunion ?
La première chose que vous devez savoir est où vous pouvez trouver ces salles de réunion. En réalité, il suffit d'effectuer une simple recherche sur Google, en utilisant des termes tels que salle de réunion à l'heure ou location de salle de réunion, pour trouver une longue liste de références.
Toutefois, cela ne signifie pas que nous pouvons nous fier à la première option que nous trouvons.
Il est essentiel de choisir une entreprise ayant une grande expérience du secteur, de bien savoir à qui nous louons et de disposer de tous les moyens de contact disponibles, au cas où quelque chose arriverait.
Capacité de la salle
Lorsque vous recherchez des services de location d'espaces de réunion, vous devez penser au nombre de personnes participant à l'événement.
-Il est inutile de choisir une petite pièce où tout le monde ne pourra pas s'asseoir, juste pour économiser de l'argent. Cela donnera une mauvaise image aux invités.
Flexibilité et salles polyvalentes
Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, chaque entreprise a ses propres besoins lorsqu'elle loue une salle de réunion. Par exemple, il se peut que nous n'ayons besoin de louer des salles de réunion à Madrid qu'à l'heure, s'il s'agit d'un événement de courte durée. Ainsi, vous n'avez pas besoin de payer pour la semaine ou le mois entier.
Si les informations à discuter lors de la réunion sont privées ou sensibles, il est important de vérifier que la conversation ne peut pas être entendue en dehors de la salle. Assurez-vous que vous avez mis en place les mesures de protection appropriées.
L'emplacement
L'emplacement des salles de réunion est très important pour éviter de rendre difficile le déplacement des personnes qui se rendent à la réunion (qu'il s'agisse d'un client potentiel, d'un collaborateur, d'un partenaire ou des responsables eux-mêmes).
Voici quelques aspects à prendre en compte en fonction du lieu :
-Vérifiez si la chambre est proche des principaux moyens de transport (arrêt de bus, métro ou gare).
-Mais il est également inutile de choisir une pièce trop grande, car elle donnera une impression de vide.
La meilleure option pour la location d'une salle de réunion est d'opter pour une option intermédiaire où vous pouvez exposer à votre guise et où les invités sont à l'aise.
-Déterminez si les personnes que vous invitez à la réunion viennent d'une autre ville ou de la même ville que celle où vous louez la salle.
Bien qu'il s'agisse de petits détails, ils sont plus importants que vous ne le pensez : nous pouvons vous assurer qu'il vous en coûtera plus cher de conclure une affaire si le client arrive à la réunion en colère parce qu'il n'a pas pu trouver de parking, ou parce qu'il a dû payer trop cher pour un taxi.
Technologie
La salle doit disposer de toutes les technologies nécessaires à la tenue de l'événement.
Le plus normal est que la salle dispose d'appareils tels que des téléviseurs, des haut-parleurs, des projecteurs et différents accessoires qui apporteront du dynamisme à notre événement.
Il est toutefois possible de trouver des salles de réunion équipées de téléviseurs de 75'', de webcams pour les conférences, de tableaux blancs, de haut-parleurs à la qualité sonore unique et de fibres optiques à haut débit pour proposer des contenus multimédias sans ralentissements.
Services complémentaires
Bien que la réunion soit censée être brève, il n'est pas rare qu'elle dure plusieurs heures. Pendant cette période, il peut s'avérer nécessaire de faire appel à des services complémentaires, afin de garantir le confort de tous les participants.
Chaque entreprise peut avoir ses propres services, mais ces 3 services sont les plus courants :
-Service de restauration : nous évitons ainsi aux clients de devoir sortir du bureau pour manger si la réunion se prolonge.
-Services de secrétariat et de gestion d'événements : il s'agit d'une aide supplémentaire intéressante à prendre en compte.
-Service téléphonique multilingue : au cas où il serait nécessaire de communiquer avec les participants dans d'autres langues.
Garantir le confort et l'accessibilité
En résumé, lorsque vous recherchez une salle de réunion, assurez-vous que les participants seront à l'aise et que les installations sont accessibles (surtout si certains d'entre eux ont des problèmes de mobilité ou des restrictions de mouvement).
L'éclairage est également très important : dans la mesure du possible, vous devez louer un bureau qui bénéficie d'une bonne lumière naturelle. Si cela n'est pas possible, veillez au moins à ce que l'éclairage artificiel soit clair et puissant, évitant ainsi la sensation d'obscurité qui peut être claustrophobe.
Évaluer le coût réel
Même si le prix n'est pas le plus important, il est indéniablement un facteur clé à prendre en considération.
Avec la liste de critères que nous avons vue jusqu'à présent, nous pouvons nous faire une idée de ce dont nous avons besoin et ainsi transférer nos besoins à l'entreprise où nous allons louer la salle de réunion. En outre, nous devrons être très précis en ce qui concerne les services complémentaires.
Vous disposerez d'un budget personnalisé qui vous permettra de décider si la pièce correspond à votre budget et à vos besoins.