Choisir une conception d'événement peut être un défi, car c'est l'élément clé pour s'assurer que la réunion atteint ses objectifs. La bonne nouvelle est que nous avons sélectionné certaines des conceptions de salles de réunion les meilleures et les plus populaires pour vous aider à organiser votre événement.
Mais avant de nous plonger dans les conceptions de salles de réunion les plus réussies, passons d'abord en revue les choses les plus importantes que vous devez savoir pendant le processus de prise de décision.
Aspects importants lors de l'organisation d'une salle de réunion
Avant de planifier la conception de votre événement, prenez en compte les aspects suivants :
Nombre de participants. Ces informations vous aident à choisir le style approprié.
Dimensions de l'espace. Mesurez l'espace et vérifiez que vous avez suffisamment d'espace pour les meubles.
Protection et sécurité. Réfléchissez aux dispositifs de sécurité dont vous aurez besoin, comme l'accès aux fauteuils roulants ou des passerelles dégagées menant aux portes de sortie de secours.
Objectifs. Enfin, tenez compte des objectifs de l'événement. Chaque conception de salle de réunion que nous vous montrons ci-dessous a ses propres avantages et inconvénients.
Planifier l'aménagement de la salle événementielle
Créez l'ambiance et gardez les choses organisées avec l'un de ces types de configurations de table d'événements. Pour chaque exemple ci-dessous, vous trouverez des conseils sur la façon de l'utiliser et pour quel événement il convient le mieux.
Montage impérial ou de style salle de réunion
Le design impérial présente un design classique, il s'agit essentiellement d'une grande table située au centre entourée de chaises. Un excellent style si vous planifiez une réunion qui comprend des repas, Imperial rend la restauration plus intéressante.
Configuration en U ou montage en fer à cheval
Cette conception a la forme d'un carré creux, avec un côté manquant. L'espace libre au milieu agit comme une scène de poussée, donnant aux orateurs la possibilité de se promener et de se connecter avec les gens autour de la table.
Assemblée en Théâtre ou Auditorium
C'est le style de prédilection pour les événements avec de très grands groupes. La conception comporte une grande surface avec des rangées de chaises et souvent une scène où l'orateur se tient ou la présentation a lieu. Ce style est idéal pour un grand nombre de personnes, comme une conférence de presse ou un lancement de produit.
École de montage ou salle de formation
Dans cette conception, vous pouvez voir de petites rangées de tables, avec des chaises disposées bout à bout dans une direction, comme s'il s'agissait d'une salle de classe. Ce style est idéal pour les événements spéciaux, où les participants doivent prendre des notes. Des surfaces étagées sont fournies sur certaines scènes pour garder la vue dégagée pour ceux qui se trouvent à l'arrière.
Banquet ou Cocktail Assemblée
Si votre prochain événement a une grande participation et comprend de la nourriture, la conception du banquet ou du cocktail pourrait être exactement ce dont vous avez besoin. C'est une configuration très efficace pour les réunions d'affaires et les présentations de clients. Cette conception est composée de tables circulaires ou rectangulaires, réparties dans la salle pour permettre aux gens de se concentrer en petits groupes.
Debout
Si le nombre de participants dépasse toute répartition indiquée ci-dessus, vous pouvez organiser une réunion avec le public debout pour optimiser l'espace et garantir la présence de tous les invités. Ce n'est pas un style confortable, mais si l'exposition est courte et que vous devez faire passer le message à plus de gens, ce sera le design idéal.
Points importants lors de la création des différents styles de la salle de réunion
Quelle que soit l'idée de conception d'événement que vous avez choisie, tenez compte de ces conseils simples, qui peuvent être appliqués à presque toutes les conceptions.
Regroupez les participants par intérêts communs ou par âge pour leur faciliter la connexion à votre événement.
Disposez les tables de manière unique pour créer un environnement dynamique, si vous pouvez faire en sorte que la mise en page ressemble au logo de votre entreprise, ce serait formidable.
Mettez en surbrillance les sièges pour les invités VIP.
Si l'occasion l'exige, vous pouvez créer une atmosphère familiale, où les participants peuvent se mêler et se connecter.
Commandez l'espace en fonction de la taille des tables. Les tables hautes se rapprochent des bords de la pièce et les tables basses vers le centre, de sorte qu'elles convergent vers l'orateur.
Luminosité de l'espace
Même si cela n'en a pas l'air, l'éclairage d'une salle de réunion est une affaire complexe. Il y a de nombreux facteurs dont vous devez tenir compte. Par exemple, l'intensité de la lumière, la position des luminaires, l'évolution des besoins d'éclairage, etc.
Afin d'ajuster au mieux l'éclairage de la salle de réunion, suivez les conseils suivants :
Intensité lumineuse. L'éclairage est extrêmement important au centre de la salle de réunion. C'est là que les nouveaux projets sont discutés, les tâches sont suivies, les vidéoconférences sont organisées, et bien plus encore.
Éclairage dimmable. Il est important de contrôler l'intensité de la lumière pendant la séance. Par exemple, s'il y a une présentation vidéo, l'éclairage de la pièce doit être atténué ; ou éteignez complètement les lumières, si des notes ne doivent pas être prises.
Style. Créer un design intérieur élégant et ouvert, avec un éclairage naturel, vous aidera à gagner votre confiance. Si l'espace est fermé, vous pouvez placer une série de suspensions frappantes au-dessus de la table de réunion, ce qui ne manquera pas de faire une impression agréable.
Décoration et mobilier de base pour une salle de réunion
Si vous souhaitez créer une atmosphère chaleureuse et accueillante dans une salle de réunion, choisissez des couleurs avec une température plus chaude. Si vous voulez que la salle de réunion semble plus grande et ait une sensation de fraîcheur, vous devez choisir des couleurs claires. En ce qui concerne les meubles, nous vous dirons ci-dessous:
Chaises et tables ergonomiques
Les chaises et les tables d'une salle de réunion vont bien au-delà d'une palette de couleurs et d'un style de design ; c'est aussi une question de confort et de durabilité. Les chaises doivent garantir une bonne posture en position assise, cela évitera les distractions dues à l'inconfort.
Vous pouvez choisir n'importe quelle table qui transmet l'harmonie à l'environnement, qu'il s'agisse de tables de réunion classiques ou impériales, de tables de conseil, de configurations en U, en formation ou pour des groupes de travail. La salle doit pouvoir s'adapter à chacun d'eux rapidement et en gardant toujours une bonne présence.
Climatisation des chambres
L'un des aspects les plus importants dans une salle de réunion est de s'assurer que les participants vivent une expérience agréable.
Ceci peut être réalisé avec un environnement sain, qui est influencé par une humidité de l'air optimale. Un système de climatisation vous permet de rafraîchir l'endroit lors d'une journée extrêmement chaude ou d'augmenter le chauffage pendant l'hiver lorsqu'il fait froid dehors.
Gestion des câbles
Il peut être rebutant pour les participants d'entrer dans une salle de réunion et de voir des câbles en désordre partout. Pour éviter cela, utilisez des composants qui aident à garder les câbles bien rangés, tels que les manchons de gestion des câbles et les passe-câbles. Achetez des tables de conférence qui intègrent des options de connectivité, de sorte que vous puissiez facilement organiser les câbles sous la table.
Matériel audiovisuel et autres technologies
La première chose que les invités remarquent lorsqu'ils entrent dans une salle de réunion est l'écran. C'est un outil très utile, car il permet la communication à distance, la visualisation de présentations et le partage d'écran à partir d'ordinateurs portables, de tablettes et de smartphones.
Mais un écran seul ne suffit pas, des microphones, des haut-parleurs, des caméras et une bonne connectivité Wi-Fi haut débit sont également nécessaires. De plus, un tableau blanc interactif est l'outil idéal pour une séance de brainstorming.
Service de restauration
Le service traiteur est un autre élément important lors de la planification d'une réunion ou d'un événement. Des pauses nécessaires à l'événement pour des repas délicieux, une boisson nutritive et des collations aident les participants à donner le meilleur d'eux-mêmes pendant et après les réunions.