Si necesitas alquilar un espacio para eventos pequeños debes empezar evaluando muy bien tus necesidades. También tendrás que considerar otros aspectos como puede ser el perfil de tu público objetivo o la competencia.
Con independencia de la cantidad de asistentes que vaya a tener el evento, la decisión no va a ser sencilla (especialmente si estamos hablando de emprendedores que todavía no tengan mucha experiencia).
Con el objetivo de ayudarte con tu planificación, hemos preparado un listado con los 4 detalles clave que habrá que tener en cuenta:
Localización
Debes tener en cuenta la localización o ubicación de los lugares para eventos en base a la procedencia de los asistentes a los mismos. Por ejemplo, habrá que tener en cuenta si se desplazarán desde la misma ciudad o desde más lejos.
Los expertos recomiendan elegir un lugar que esté bien conectado con los medios de transporte públicos de la ciudad (autobús, tren o metro). Aunque el asistente finalmente termine por acudir en taxi, o en su propio vehículo, al menos le estamos dando diferentes opciones para que tengan en donde elegir.
Gran parte del éxito (o del fracaso) del evento está relacionado con la actitud de los participantes. Si llega de mal humor porque le ha costado mucho tiempo encontrar aparcamiento, o porque no encontraba el sitio, lo tendremos difícil nada más empezar.
Asistencia
Habrá que hacer una buena previsión sobre la cantidad de asistentes que recibirá el local. Aunque de entrada ya prevemos que no será una cantidad elevada, algunos lugares para hacer eventos pueden ser demasiado pequeños.
Necesitamos alquilar un lugar en donde nuestros asistentes se sientan cómodos y tengan espacio para expandirse.
Sin embargo, no cometas el error de alquilar un lugar grande para un gran evento, ya que la mayor parte del espacio se verá vacío y esto provocará una mala impresión.
Diseño
Es recomendable que el espacio para eventos pequeños que vayamos a alquilar tenga un diseño moderno, con un perfil tecnológico y esté adaptado a los nuevos tiempos (a no ser que se busque promocionar un tipo de producto/servicio muy específico y busquemos un diseño muy diferente).
También es muy importante centrarse en los servicios opcionales que se pueden contratar (como es el caso de un servicio de catering).
Para encontrar el espacio perfecto es fundamental que tenga un diseño adaptado a lo que necesita la empresa.
Presupuesto
El presupuesto es un criterio clave al buscar lugares para eventos, aunque sean pequeños.
Solemos pensar que el hecho de que el lugar sea más pequeño incidirá directamente en el precio del mismo, reduciéndolo de forma importante. Pero existen otros factores que lo pueden encarecer, como una ubicación en el centro de la ciudad, servicios opcionales, tecnología y accesorios, etc.
Es importante que se establezca un presupuesto cerrado para evitar llevarnos una sorpresa desagradable cuando tengamos que hacer la reserva.
Aunque hay otros muchos criterios a estudiar, estos 4 se consideran fundamentales para elegir un espacio para pequeños eventos.