El saber como organizar una fiesta de empresa es algo importante, ya que si no se toman en cuenta diferentes factores, la fiesta podría volverse un problema. La idea es que la fiesta sea un evento donde todos los que laboran en la empresa puedan compartir de manera agradable por un buen rato.
En este artículo nos hemos encargado de darte información sobre las fiestas de empresa, lo que necesitas y algunos consejos que puedes seguir para que la fiesta sea todo un éxito.
¿Cómo organizar un evento de empresa?
Para aprender a organizar una fiesta de empresa es necesario que tomes en cuenta varios factores. Lo primero que debes verificar cuál es el presupuesto que manejas para la fiesta y así puedes evaluar qué tipo de evento puedes preparar.
También es importante que verifiques la cantidad de personas aproximadas que van a asistir a la fiesta, de esta manera puedes identificar cuál seria el espacio más adecuado para la fiesta de empleados.
Es importante que tomes en cuenta la hora y el día en el que se realizara el evento, así como el tipo de comida y bebidas que se pueden servir. Otra de las cosas que debes tomar en cuenta es la decoración que puedes usar, cuáles son los tipos de invitaciones que puedes hacer llegar.
En una fiesta es muy importante el entretenimiento o la música, por lo que debes considerar cuál es el tipo de entretenimiento que puedes contratar.
En una fiesta de empresa por lo general se aprovecha y se dan algunos reconocimientos a los trabajadores. Si este es el caso, es necesario que consideres que tipo de reconocimiento darás y el tipo de ceremonia que se va a realizar.
12 consejos para organizar la fiesta de la empresa
Si has sido seleccionado para organizar una fiesta de empresa, te damos algunos consejos que pueden facilitarte todo el proceso que conlleva preparar una fiesta para muchas personas.
1. Identifica el tipo de fiesta
Aunque en este caso ya sabes que es una fiesta empresarial, es importante que definas cual es el objetivo de la empresa al realizar esta fiesta. Puede ser la celebración de cumpleañeros del mes, para homenajear con premios a los trabajadores, celebración de aniversario o algunos otros días festivos como día de la madre, el padre, entre otros.
2. Crea un equipo de trabajo
Al tratarse de una fiesta empresarial vas a necesitar un equipo de trabajo para poder cubrir diferentes aspectos de la fiesta. Por lo que es importante que definas un grupo de trabajo con el que puedas contar al delegar diferentes funciones importantes.
3. Prepara un programa de actividades
Si quieres que la fiesta de empresa no se te salga de las manos, lo ideal es que hagas un programa de las actividades que se deben realizar. Ya que esto te permite mantener el orden y en caso de cualquier inconveniente, es más sencillo para resolver.
En el programa debes incluir todas las actividades que se deben realizar para llevar a cabo la fiesta de empleados. Las actividades que se llevaran acaban durante y después de la fiesta, debes colocar las fechas en las que se deben realizar y quienes son los responsables de cada una de ellas.
4. Hacer una lista de invitados
Realizar una lista de invitados es una de las primeras cosas que debes hacer cuando se organiza una fiesta. Ya que al tener una lista de invitados puedes identificar la cantidad de personas que asistirán a la fiesta. Además, puedes identificar el presupuesto que vas a necesitar para cubrir el alquiler del salón que vas a necesitar, el menú o comestibles que se van a servir, así como si es necesario pagar mesoneros.
5. Realiza un presupuesto
Si hay algo que no debes dejar de hacer es un presupuesto, ya que esto te permite saber el gasto que tendrás y si puedes o no costear la fiesta que estás planificando. En el presupuesto debes incluir todo aquello que genere un gasto, por lo general se incluye: el lugar, la comida, las bebidas, personal que servirá las bebidas y alimentos, la decoración, mantelería, vajillas, mesas y sillas, equipo de sonido y entretenimiento, invitaciones, recuerdos o premios, materiales para la limpieza y personal de limpieza.
6. Elige la fecha y la hora
Si hay algo que debes tener en cuenta al organizar una fiesta es que debes hacerlo con bastante tiempo de anticipación. Para elegir la fecha tienes que tener cuidado de que esta no se cruce con algún otro evento importante.
Con respecto a la hora, va a depender del evento si se trata de algo al aire libre o en algún centro de recreación, lo ideal es que consideres una fiesta en la mañana. Ahora, si es una fiesta más protocolar, lo ideal es seleccionar una hora tarde-noche.
7. El lugar y la temporada
Con respecto al lugar y al tratarse de una fiesta de empresa, puedes seleccionar algún bar o restaurante si se trata de algún evento o premiación. Ahora, si es una fiesta para propiciar el compartir entre los trabajadores de la empresa, puedes optar por un centro de recreación con piscinas, actividades deportivas o al aire libre.
La temporada es algo que debes considerar, ya que si estás en invierno no es recomendable actividad al aire libre. También debes considerar que el lugar debe aclimatarse bien sea para estaciones frías o calurosas.
8. Toma en cuenta la logística
Una vez que ya has definido la cantidad de invitados y el lugar de la fiesta, debes tomar en cuenta la logística del transporte. Ya que debes tomar en cuenta como harán los invitados para llegar al sitio si está muy retirado, si el lugar tiene acceso de aparcamiento para aquellos que vayan en sus vehículos propios y si cuenta con suficientes espacios para ello.
9. Compara precios
Aunque ya tengas un presupuesto establecido, es necesario que compares precios, no quiere decir que vas a recurrir a las cosas más baratas. Pero sí que tomes en cuenta que si son productos o servicios de la misma calidad y características que salen a un menor precio, debes optar por estas. El tomarte un tiempo para evaluar y verificar los precios puede ser crucial para no excederte en el presupuesto de la fiesta.
10. Supervisa la cantidad de comida y bebida
Tanto la comida como las bebidas son importantes al momento de organizar una fiesta, por lo que debes cuidar cada detalle. Lo más recomendable es que optes por algo tipo coctel, en el que se dan aperitivos sencillos de comer. En el caso de las bebidas puedes optar por una barra libre en la que haya variedad de vinos, cerveza, agua y refrescos.
Es importante con respecto a la comida, que evalúes si algunos de los invitados tienen alergias a algún tipo de alimentos.
11. Selecciona la música
Parte del alma de la fiesta es la música, ya que esta es la que se encarga de generar el ambiente de diversión y celebración para aquellos que están reunidos. Para el inicio o llegada de los invitados puedes optar por música de fondo, jazz o música ambiental. Pero para el resto de la fiesta puedes contratar un DJ que coloque variaciones de géneros musicales que vayan alegrando a los invitados.
Al tratarse de la organización de una fiesta de empresa, puede que haya algunas canciones que no sean pertinentes que suenen el evento. Por lo que puedes hacer un listado de aquellas canciones que consideres inapropiadas para el momento y se la puedes hacer llegar al encargado de la música.
12. Prepara un agradecimiento
Al inicio o final de la fiesta puedes optar por preparar unas pequeñas palabras por parte de los organizadores del evento o representantes de la empresa. Esto es importante porque afianza el compartir de los trabajadores y los directivos de la empresa. No tiene que ser algo extenso, pero si un pequeño discurso de bienvenida o de agradecimiento por hacer acto de presencia en la celebración.
Conclusión
Para organizar una fiesta de empresa es muy importante la organización, no hay que dejar ningún aspecto al azar porque esto puede generar más contratiempos de lo que esperas. La idea es que la gran mayoría de los invitados puedan participar en el evento y que puedan pasar un momento agradable. Siguiendo los consejos que te hemos dado lograras llevar a cabo una muy buena fiesta empresarial.