Saber que se necesita exactamente para equipar una sala de reuniones moderna puede parecer sencillo, pero en realidad hay muchos elementos a los que hacer un seguimiento. Además, el tipo de equipo para una sala de reuniones a menudo depende del tamaño y el propósito de la misma.
La tecnología en el ámbito de las conferencias avanza a pasos agigantados y es normal que te sientas abrumado a la hora de elegir el equipamiento de la sala. Pero no te preocupes, porque con nuestra ayuda podrás equipar una sala de conferencias moderna y preparada para el futuro.
¿Con qué equipo debe contar una sala de reuniones?
Independientemente del tipo de sala de reuniones, todas deben contar con un equipo de funcionamiento óptimo. Recuerda que, una sala bien equipada, estimula la motivación de los trabajadores y aumenta la productividad. Estos elementos básicos de una sala de reuniones incluyen:
Mobiliario, sillas y mesas cómodas
Muchas empresas no suelen actualizar el mobiliario de la sala de reuniones, porque lo consideran como un espacio de trabajo secundario. Sin embargo, elegir muebles modernos para el centro de conferencias, puede ayudar con la productividad e impresionar a los clientes.
Hoy en día, los clientes usan teléfonos, tabletas u ordenadores portátiles durante una reunión. Por ello, debes considerar una mesa con fuente de alimentación integrada o conexión USB. Para complementar la comodidad de los asistentes, busca sillas ergonómicas que tengan respaldo alto, capacidad reclinable y reposabrazos.
Además, la sala de reuniones debe contar con suficiente mobiliario para adaptarse a cualquier tipo de reunión, bien sean entrevistas, presentaciones corporativas, entretenimiento de clientes, reuniones internas, etc.
Diseño de la sala y calidades
La sala de reuniones ideal es un espacio amplio, elegante y eficiente. Es fundamental lograr que el diseño, el formato y las funciones sean perfectos. La sala de reuniones moderna debe reflejar los objetivos y valores de la empresa, así como fomentar un entorno que logre un equilibrio entre la comodidad y la eficiencia.
Otras consideraciones de diseño a tener en cuenta, abarcan desde la ubicación y la acústica hasta la tecnología audiovisual e incluso los tonos de color. El color de la pared y la iluminación en el espacio también es algo para contemplar. Una habitación de colores brillantes con buena iluminación promoverá el estado de alerta.
Conectividad, wifi de alta velocidad
Es imprescindible que la sala de reuniones cuente con una conexión de Internet sólida. Puedes proporcionar una conexión por cable, para garantizar que las conversaciones remotas se desarrollen sin problemas en todo momento.
Si deseas un centro de reuniones con soporte inalámbrico, puedes considerar un SSID separado o un enrutador de doble banda. También puedes considerar utilizar diferentes bandas para diferentes propósitos, como la transmisión de video y la actividad móvil. Este tipo de conexión permite que los dispositivos inalámbricos, como teléfonos y laptops, funcionen con mayor consistencia.
Pantalla de proyección, pizarra y proyector
En una sala de reuniones moderna no puede faltar la pizarra interactiva, que puede ser vista como una combinación de pizarra, pantalla y computadora. Esta tecnología multitáctil permite la colaboración entre personas, desde la creación de documentos y escritos, hasta la manipulación de objetos en la pantalla. La propiedad de la red permite el acceso a la impresora y los enlaces a las computadoras.
Por otra parte, el proyector audiovisual digital es la alternativa más nueva a los retroproyectores. Estos presentadores digitales usan tecnología de cámara de video para proyección en pantalla, donde se pueden mostrar gráficos, imágenes, documentos y otras ayudas visuales.
Equipo de sonido
Los sistemas de audio de la sala de reuniones son tan importantes como la imagen de video en una presentación. Toma en cuenta que un sonido deficiente o distorsionado, arruinará cualquier intento de comunicación.
Todas las salas de reuniones requieren cierto equipo de audio esencial, incluidos micrófonos, parlantes y un sistema de control. Sin embargo, elegir un equipo de sonido de primer nivel, no es garantía de que estés exento de experimentar puntos débiles de audio. Para obtener resultados ideales, debes colocarlo estratégicamente en todo el espacio.
El software adecuado
Como hemos visto, una sala de reuniones moderna debe contar con un sistema de audio y video sofisticado. Sin embargo, para usar estos equipos en una videoconferencia se requiere de un software adecuado.
Hoy en día existen muchas propuestas en el mercado para hacer videoconferencias, como Skype, Zoom, Google Meet, LifeSize, etc. Todos ellos proporcionan una calidad de imagen y sonido excelente. Además, cuentan con prestaciones avanzadas que permiten ser utilizadas en todo tipo de plataformas.
Iluminación
Si deseas diseñar una sala de reuniones ideal, deberás ofrecer el tipo de iluminación adecuado. Considera ofrecer una sala con iluminación mixta, donde se puedan mezclar a conveniencia la iluminación natural y la iluminación artificial.
En las presentaciones donde hagas uso de proyectores y pantallas, debes asegurarte de que las ventanas estén cubiertas con persianas para bloquear el resplandor del sol durante el tiempo que dure la exposición.
Climatización y ventilación
Una climatización óptima es esencial durante las reuniones en temporadas frías o cálidas. Un aire acondicionado adecuado hará que todos tus invitados se sientan cómodos. También es importante contar con ventilación natural, para que la sala se mantenga fresca y alegre.
Lo ideal es instalar un sistema de climatización inteligente, para no tener que cambiar continuamente los ajustes de temperatura a lo largo del día. Este sistema puede detectar la configuración de temperatura de una sala de reuniones, establecer una temperatura de acuerdo a tu preferencia y, en consecuencia, mantener las condiciones de temperatura perfectas durante todo el día.
Buena visibilidad desde cualquier punto de la sala
Todos los participantes deben conseguir una visión 100% desde cualquier punto de la sala de reuniones, independientemente de la distribución de las mesas o el tamaño de la sala. El objetivo es garantizar la concentración de los asistentes el mayor tiempo posible.
Conclusión
Una buena sala de conferencias puede marcar una gran diferencia en las operaciones comerciales. Este espacio te ayuda a comunicarte mejor con clientes y colegas, causar una primera impresión positiva y mejorar la experiencia de la reunión. Esto es importante, ya sea que tengas reuniones en persona o remotas de manera regular.