Elegir el diseño de un evento puede ser un desafío, porque es la parte clave para garantizar que la reunión logre sus objetivos. La buena noticia es que hemos seleccionado algunos de los mejores y más populares diseños de salas de reuniones para ayudarte a organizar tu evento.
Pero antes de sumergirnos en los diseños de salas de reuniones más exitosos, repasemos primero los aspectos más importantes que necesitas saber durante el proceso de toma de decisiones.
Aspectos importantes a la hora de organizar una sala de reuniones
Antes de planificar el diseño de tu evento, toma en cuenta los siguientes aspectos:
Número de participantes. Esta información te ayuda a decidir el estilo apropiado.
Dimensiones del espacio. Mide el espacio y comprueba que tienes espacio suficiente para el mobiliario.
Seguridad y protección. Considera qué características de seguridad necesitarás, como el acceso para sillas de ruedas o los caminos despejados que conducen a las puertas de salida de emergencia.
Objetivos. Finalmente, toma en cuenta los objetivos del evento. Cada diseño de sala de reuniones que te mostramos a continuación, tiene sus propias ventajas y desventajas.
Planifica la distribución de la sala de eventos
Crea el ambiente y mantén las cosas organizadas con cualquiera de estos tipos de montaje de mesas para eventos. Para cada ejemplo a continuación, encontrarás consejos sobre cómo usarlo y para qué evento es mejor.
Montaje imperial o estilo sala de juntas
El diseño imperial presenta un diseño clásico, es básicamente una mesa grande que se ubica en el centro rodeada de sillas. Es un estilo excelente si estás planificando una reunión que incluye comidas, el imperial hace que el servicio de catering sea más interesante.
Configuración en forma de U o montaje en herradura
Este diseño tiene la forma de un cuadrado hueco, al que le falta un lado. El espacio libre en el medio actúa como un escenario de empuje, dando a los oradores la oportunidad de caminar y conectarse con las personas alrededor de la mesa.
Montaje en Teatro o Auditorio
Es el estilo favorito para eventos con grupos muy grandes. El diseño presenta un área grande con filas de sillas y, a menudo, un escenario donde se para el orador o se lleva a cabo la presentación. Este estilo es ideal para una gran cantidad de personas, como una conferencia de prensa o el lanzamiento de un producto.
Montaje escuela o aula de formación
En este diseño se pueden ver pequeñas filas de mesas, con sillas dispuestas de extremo a extremo orientadas en una sola dirección, cuál si fuese un salón de clases. Este estilo es ideal para eventos especiales, donde los participantes necesitan tomar notas. En algunos escenarios se disponen de superficies escalonadas para mantener la vista despejada para los que están en la parte de atrás.
Montaje Banquete o Coctel
Si tu próximo evento tiene una asistencia concurrida e incluye comidas, el diseño de banquete o coctel podría ser justo lo que necesitas. Es un montaje muy efectivo para hacer reuniones de negocios y presentaciones de clientes. Este diseño se conforma de mesas circulares o rectangulares, distribuidas en la sala para permitir a las personas concentrarse en grupos pequeños.
De pie
Si el número de participantes supera cualquier distribución de las mostradas anteriormente, puedes hacer una reunión con la audiencia de pie para optimizar el espacio y garantizar la asistencia de todos los invitados. No es un estilo cómodo, pero si la exposición es corta y necesitas llevar el mensaje a más personas, este será el diseño ideal.
Puntos importantes al crear los distintos estilos a la sala de reuniones
Independientemente de la idea de diseño de evento que hayas elegido, toma en cuenta estos sencillos consejos, que se pueden aplicar a casi cualquier diseño.
Agrupa a los asistentes por intereses compartidos o por edad, para que les sea más fácil conectarse en tu evento.
Organiza las mesas en formas únicas para crear un ambiente dinámico, si puedes lograr que la distribución se parezca al logotipo de su empresa, sería genial.
Resalta los asientos para invitados VIP.
Si la ocasión lo amerita, puedes crear un ambiente familiar, donde los asistentes puedan mezclarse y conectarse.
Ordena el espacio en función del tamaño de las mesas. Las mesas altas van cerca de los límites de la sala y las mesas bajas hacia el centro, de forma que converjan hacia el orador.
Luminosidad del espacio
Aunque no lo parezca, la iluminación de una sala de reuniones es un asunto complejo. Hay muchos factores que debes tener en cuenta. Por ejemplo, la intensidad de la luz, la posición de las luminarias, las necesidades cambiantes de iluminación, etc.
Para que puedas ajustar una iluminación óptima a la sala de reuniones, sigue los siguientes consejos:
Intensidad de la luz. La iluminación es extremadamente importante en el lugar central de la sala de reuniones. Es aquí donde se discuten nuevos proyectos, se hace seguimiento de tareas, se realizan videoconferencias y mucho más.
Iluminación regulable. Es importante controlar la intensidad de la luz durante la reunión. Por ejemplo, si hay una presentación de vídeo, se debe atenuar la iluminación de la sala; o apagar completamente las luces, si no se van a tomar notas.
Estilo. Crear un diseño interior elegante y abierto, con iluminación natural, ayudará a ganar tu confianza. Si el espacio es cerrado, puedes colocar una serie de llamativas lámparas colgantes sobre la mesa de reuniones, que seguramente causará una agradable impresión.
Decoración y mobiliario básico para una sala de reuniones
Si deseas crear un ambiente cálido y acogedor en una sala de reuniones, elige colores con una temperatura más cálida. Si desea que la sala de reuniones se perciba más grande y tenga una sensación fresca, debe elegir colores claros. En cuanto al mobiliario, te lo contamos a continuación:
Sillas y mesas ergonómicas
Las sillas y mesas de una sala de reuniones, van mucho más allá de una combinación de colores y el estilo de diseño; también se trata de comodidad y durabilidad. Las sillas deben garantizar una buena postura al sentarse, esto evitará distracciones por incomodidad.
Puedes elegir cualquier mesa que transmita armonía al ambiente, ya sean mesas de reunión clásicas o imperiales, mesas de consejo, configuraciones en U, en formación o por grupos de trabajo. La sala debe poder adaptarse a todas ellas de manera rápida y siempre manteniendo una buena presencia.
Climatización de la sala
Uno de los aspectos más importantes en una sala de reuniones es asegurarse de que los participantes tengan una experiencia agradable.
Esto se puede lograr con un entorno saludable, que esté influenciado por una óptima humedad del aire. Un sistema de aire acondicionado permite enfriar el lugar durante un día extremadamente caluroso o aumentar el calor durante el invierno, cuando hace frío afuera.
Gestión de cableado
Puede resultar desagradable para los asistentes, entrar en una sala de reuniones y ver cables desordenados por doquier. Para evitar esto, utiliza componentes que ayuden a mantener ordenados los cables, como fundas organizadoras de cables y pasacables de suelo. Adquiere mesas de conferencias que incorporen opciones de conectividad, de este modo podrás organizar los cables bajo la mesa fácilmente.
Equipos audiovisuales y otras tecnologías
Lo primero que notan los invitados cuando entran en una sala de reuniones es la pantalla. Esta es una herramienta muy útil, porque permite la comunicación a distancia, ver presentaciones y compartir la pantalla desde computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
Pero una pantalla por sí sola no es suficiente, también son necesarios micrófonos, parlantes, cámaras y una buena conectividad Wifi de alta velocidad. Además, una pizarra interactiva es la herramienta ideal para una sesión de lluvia de ideas.
Servicio de catering
El servicio de catering es otro elemento importante a la hora de planificar una reunión o un evento. Las pausas necesarias en los eventos, para disfrutar de una deliciosa comida, una bebida nutritiva y refrigerios, ayudan a los asistentes a rendir al máximo durante y después de las reuniones.