Las salas de reuniones tienen propósitos muy diferentes, dependiendo de cada empresa y de sus necesidades. Podrían usarse para establecer colaboraciones con otras entidades o proveedores, para conseguir nuevos clientes, presentar eventos para conseguir socios, crear eventos muy variados, entre otros propósitos.
Con independencia de cuál sea el uso que se le dé, la mayoría de las empresas coinciden en que es un recurso fundamental para su crecimiento.
Con una sala de reunión se da buena imagen a los terceros, ayuda a ganar reputación, transmite profesionalidad y seriedad, además de ser un lugar en donde sentirse cómodo y seguro, por lo que será más fácil que proliferen las ideas.
La empresa debería considerar una serie de aspectos antes de decidirse por el alquiler de una sala de reuniones. A continuación, te desvelamos los más importantes:
¿Dónde alquilar salas de reunión?
Lo primero que debes saber es dónde puedes encontrar esas salas de reunión. Lo cierto es que no hace falta más que hacer una sencilla búsqueda en Google, usando términos como sala de reuniones por hora o alquiler de sala de reuniones, para que nos aparezca una larga serie de referencias.
Ahora bien, esto no quiere decir que nos podamos fiar de la primera opción que nos encontremos.
Es fundamental que elijamos una empresa con una amplia trayectoria en el sector, que sepamos muy bien a quién se la estamos alquilando y tengamos a nuestra disposición todos los medios de contacto disponibles, por lo que pueda pasar.
Capacidad de las salas
Al buscar servicios de alquiler de espacios para reuniones tendrás que pensar en la cantidad de asistentes al evento.
No tiene sentido elegir una sala pequeña en la que no quepamos todos, únicamente por ahorrar. Dará muy mala imagen a los invitados.
Flexibilidad y salas polivalentes
Como ya hemos comentado al principio del artículo, cada empresa tiene sus propias necesidades al alquilar una sala de reuniones. Por ejemplo, puede que tan solo necesitamos el alquiler de salas de reuniones en Barcelona por horas, en el caso de que sea un evento de corta duración. Así no hará falta pagar por la semana o el mes entero.
Si la información que se va a tratar en la reunión es privada o delicada, es importante comprobar que la conversación no se pueda escuchar fuera de la sala. Habrá que asegurarse de que cuenta con las medidas de prevención adecuadas.
La ubicación
La ubicación de las salas de reuniones es muy importante para evitar complicar el desplazamiento de las personas a las mismas (con independencia de que se trate de un posible cliente, colaborador, socio o de los propios directivos).
Estos son algunos aspectos que tendremos que considerar dependiendo de la ubicación:
Ten en cuenta si la sala está cerca de los principales medios de transporte (como puede ser cerca de las paradas de autobús, metro o de la estación de tren).
Pero tampoco tiene sentido elegir una sala que sea demasiado amplia, ya que dará una sensación de vacío importante. La mejor opción en el alquiler de salas de reuniones es decantarse por una opción intermedia en la que puedas exponer a tus anchas y los invitados estén cómodos.
Determina si las personas a las que vas a invitar a la reunión vienen de otra ciudad o de la misma donde vas a alquilar la sala.
Aunque todo esto sean pequeños detalles, son más importantes de lo que crees: te aseguramos que te costará más cerrar un trato si el cliente llega enfadado a la reunión porque no ha conseguido aparcamiento, o porque ha tenido que pagar mucho por el taxi.
Tecnología
La sala debe contar con toda la tecnología necesaria como para que pueda celebrar el evento.
Lo más normal es que la sala cuente con dispositivos como televisores, altavoces, proyectores y diferentes accesorios que aportarán dinamismo a nuestro evento.
Sin embargo, es posible encontrar salas de reunión con televisiones de 75’’, webcams para conferencias, pizarras, altavoces con una calidad de sonido únicos y fibra óptica de alta velocidad con la que ofrecer contenidos multimedia sin ralentizaciones.
Servicios complementarios
Aunque la reunión esté pensada para que sea breve, no sería raro que se alargase durante algunas horas. Durante ese tiempo puede que sea necesario contratar algunos servicios complementarios, con el objetivo de conseguir que todos los asistentes estén cómodos.
Cada empresa puede disponer de sus propios servicios, aunque estos 3 son los más habituales:
Servicio de catering: así evitamos que los clientes tengan que salir a comer fuera de la oficina si la reunión se alarga.
Servicios de secretariado y de gestión del evento: suponen una interesante ayuda extra a tener en cuenta.
Atención telefónica multilingüe: por si es necesario comunicarse con los asistentes en otros idiomas.
Garantizar comodidad y accesibilidad
En definitiva, a la hora de buscar una sala de reuniones habrá que asegurarse de que los asistentes van a estar cómodos y que las instalaciones son accesibles (especialmente si alguno de ellos tiene algún problema de movilidad o restricción de movimientos).
También es muy importante la iluminación: siempre y cuando sea posible, deberíamos alquilar una oficina que tuviese una buena iluminación natural. Si no fuese posible, asegúrate al menos de que la luz artificial sea clara y potente, evitando así la sensación de oscuridad que puede ser claustrofóbica.
Evaluar el Coste Real
Aunque el precio no puede ser lo más importante, es innegable que es un factor clave a tener en cuenta.
Con el listado de criterios que hemos visto hasta el momento nos podemos hacer una idea de lo que necesitamos y así trasladar nuestras necesidades a la empresa en donde vamos a alquilar la sala de reuniones. Además, habrá que ser muy específicos en cuanto a los servicios complementarios se refiere.
Tendrás un presupuesto personalizado para decidir si la sala se ajusta tanto a tu bolsillo, como a tus necesidades.