Als u een ruimte voor kleine evenementen moet u beginnen met het goed evalueren van uw behoeften. Je zult ook rekening moeten houden met andere aspecten zoals het profiel van je doelgroep of de concurrentie.
Ongeacht het aantal aanwezigen dat het evenement zal hebben, de beslissing zal niet gemakkelijk zijn (vooral als we het hebben over ondernemers die nog niet veel ervaring hebben).
Om u te helpen bij uw planning, hebben we een lijst opgesteld met de 4 belangrijkste details waarmee u rekening moet houden:
Plaats
U moet rekening houden met de locatie of locatie van de plaatsen voor evenementen op basis van de herkomst van de aanwezigen. Er zal bijvoorbeeld rekening mee moeten worden gehouden of ze uit dezelfde stad of verder weg verhuizen.
Experts raden aan om een plek te kiezen die goed is aangesloten op het openbaar vervoer van de stad (bus, trein of metro). Zelfs als de assistent uiteindelijk met de taxi gaat, of in zijn eigen voertuig, geven we ze in ieder geval verschillende opties zodat ze een keuze hebben.
Veel van het succes (of falen) van het evenement hangt samen met de houding van de deelnemers. Komt u in een slecht humeur aan omdat u lang op zoek was naar een parkeerplaats, of omdat u de plek niet kon vinden, dan hebben we het meteen moeilijk.
Aanwezigheid
Het zal nodig zijn om een goede prognose te maken over het aantal bezoekers dat de locatie zal ontvangen. Hoewel we vanaf het begin al verwachten dat het niet veel zal zijn, kunnen sommige plaatsen om evenementen te houden te klein zijn.
We moeten een plek huren waar onze bezoekers zich op hun gemak voelen en ruimte hebben om zich te verspreiden.
Maak echter niet de fout om een grote zaal te huren voor een groot evenement, aangezien de meeste ruimte leeg zal lijken en dit een slechte indruk zal achterlaten.
Ontwerp
Het is aan te raden om de ruimte voor kleine evenementen die we gaan huren modern te ontwerpen, met een technologisch profiel en aangepast aan de nieuwe tijd (tenzij we een heel specifiek type product/dienst willen promoten en we op zoek zijn naar voor een heel ander ontwerp).
Het is ook erg belangrijk om je te concentreren op de optionele diensten die kunnen worden gecontracteerd (zoals een cateringservice ).
Om de perfecte ruimte te vinden, is het essentieel dat deze een ontwerp heeft dat is aangepast aan wat het bedrijf nodig heeft.
Begroting
Budget is een belangrijk criterium bij het zoeken naar locaties voor evenementen , zelfs kleine .
We denken meestal dat het feit dat de plaats kleiner is, rechtstreeks van invloed is op de prijs, waardoor deze aanzienlijk wordt verlaagd. Maar er zijn andere factoren die het duurder kunnen maken, zoals een locatie in het centrum van de stad, optionele diensten, technologie en accessoires, enz.
Het is belangrijk om een budget gesloten om te voorkomen dat we voor een onaangename verrassing komen te staan als we moeten reserveren.
Hoewel er veel andere criteria zijn om te bestuderen, worden deze 4 als essentieel beschouwd bij het kiezen van een ruimte voor kleine evenementen .