Vergaderruimtes hebben zeer verschillende doeleinden, afhankelijk van elk bedrijf en zijn behoeften. Ze kunnen onder andere worden gebruikt om samenwerkingen aan te gaan met andere entiteiten of aanbieders, om nieuwe klanten te werven, evenementen te presenteren om leden te werven, zeer uiteenlopende evenementen te creëren.
Ongeacht het gebruik ervan, de meeste bedrijven zijn het erover eens dat het een fundamentele hulpbron is voor hun groei.
Met een vergaderruimte wordt een goed imago gegeven aan derden, het helpt om een reputatie op te bouwen, het straalt professionaliteit en ernst uit, en het is ook een plek om je prettig en veilig te voelen, zodat ideeën zich gemakkelijker kunnen verspreiden.
Het bedrijf moet een aantal aspecten overwegen alvorens te beslissen over de huur van een vergaderruimte . Vervolgens onthullen we de belangrijkste:
Waar vergaderruimtes huren?
Het eerste dat u moet weten, is waar u die vergaderruimten kunt vinden. De waarheid is dat u alleen maar een simpele Google-zoekopdracht hoeft uit te voeren, met termen als vergaderruimte per uur of verhuur van vergaderruimte , om een lange reeks referenties te laten verschijnen.
Dit betekent niet dat we de eerste optie die we vinden kunnen vertrouwen.
Het is essentieel dat we een bedrijf kiezen met uitgebreide ervaring in de sector, dat we heel goed weten aan wie we het verhuren en dat we alle beschikbare contactmiddelen tot onze beschikking hebben, voor wat er ook gebeurt.
Capaciteit van de kamer
voor vergaderruimtes , moet u nadenken over het aantal aanwezigen op het evenement.
Het heeft geen zin om een kleine kamer te kiezen waarin we niet allemaal passen, alleen om te sparen. Het zal de gasten een heel slecht imago geven.
Flexibiliteit en polyvalente ruimtes
Zoals we aan het begin van het artikel al aangaven, heeft elk bedrijf zijn eigen noden bij het huren van een vergaderruimte. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat we in Barcelona alleen vergaderruimtes per uur hoeven te huren , in het geval dat het een evenement van korte duur is. Je hoeft dus niet voor de week of de hele maand te betalen.
Als de informatie die in de vergadering moet worden besproken privé of gevoelig is, is het belangrijk om te controleren of het gesprek niet buiten de kamer kan worden gehoord. Het zal nodig zijn om ervoor te zorgen dat het de juiste preventiemaatregelen heeft.
De ubicatie
De De locatie van de vergaderzalen is erg belangrijk om te voorkomen dat de verplaatsing van mensen naar hen wordt bemoeilijkt (ongeacht of het een potentiële klant, medewerker, partner of de managers zelf is).
Dit zijn enkele aspecten waarmee we rekening moeten houden, afhankelijk van de locatie:
Houd er rekening mee of de kamer dicht bij het belangrijkste vervoermiddel ligt (zoals in de buurt van het bus-, metro- of treinstation).
Maar het heeft ook geen zin om een kamer te kiezen die te breed is, omdat dit een aanzienlijk gevoel van leegte zal geven. Bij het huren van vergaderruimtes kunt u het beste kiezen voor een tussenvorm waarin u naar hartenlust kunt presenteren en de gasten op hun gemak zijn.
Bepaal of de mensen die je gaat uitnodigen voor de bijeenkomst uit een andere stad komen of uit dezelfde stad waar je de kamer gaat huren.
Hoewel dit allemaal kleine details zijn, zijn ze belangrijker dan u denkt: we verzekeren u dat het u meer zal kosten om een deal te sluiten als de klant boos op de vergadering arriveert omdat hij geen parkeerplaats heeft gevonden of omdat hij een parkeertarief heeft moeten betalen. veel voor de taxi.
Technologie
De ruimte moet over alle nodige technologie beschikken om het evenement te kunnen vieren.
De normaalste zaak van de wereld is dat de zaal voorzien is van apparaten zoals televisies, speakers, projectoren en verschillende accessoires die dynamiek zullen brengen in ons evenement.
Het is echter mogelijk om vergaderzalen te vinden met 75-inch televisies, webcams voor conferenties, whiteboards, luidsprekers met een unieke geluidskwaliteit en supersnelle glasvezel waarmee multimedia-inhoud zonder vertragingen kan worden aangeboden.
Aanvullende diensten
Hoewel de vergadering bedoeld is om kort te zijn, is het niet ongebruikelijk dat deze een paar uur duurt. Gedurende die tijd kan het nodig zijn om er een paar in te huren aanvullende diensten , met als doel ervoor te zorgen dat alle aanwezigen zich op hun gemak voelen.
Elk bedrijf kan zijn eigen diensten hebben, hoewel deze 3 het meest voorkomen:
Cateringservice: zo voorkomen we dat klanten bij een lange vergadering buiten kantoor moeten gaan eten.
Secretariële en event management diensten: ze vormen een interessante extra hulp om rekening mee te houden.
Meertalige telefoondienst: voor het geval het nodig is om met aanwezigen in andere talen te communiceren.
Zorg voor comfort en toegankelijkheid
Kortom, bij het zoeken naar een vergaderruimte zal het noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat de aanwezigen zich op hun gemak zullen voelen en dat de faciliteiten toegankelijk zijn (vooral als een van hen een mobiliteitsprobleem of bewegingsbeperking heeft).
Verlichting is ook erg belangrijk : waar mogelijk moeten we een kantoor huren met goede natuurlijke verlichting . Als dit niet mogelijk is, zorg er dan in ieder geval voor dat het kunstlicht helder en krachtig is, om zo het gevoel van duisternis te vermijden dat claustrofobisch kan zijn.
Evalueer de werkelijke kosten
Hoewel de Prijs kan niet het belangrijkste zijn, het valt niet te ontkennen dat het een sleutelfactor is om rekening mee te houden.
de vergaderruimte gaan huren . Bovendien zal het nodig zijn om zeer specifiek te zijn wat betreft de aanvullende diensten .
Je hebt een persoonlijk budget om te beslissen of de kamer zowel in je portemonnee als in je behoeften past.