Leren hoe een vergadering wordt georganiseerd is erg belangrijk, omdat hierdoor de boodschap die u wilt overbrengen op de juiste manier overkomt. Idealiter moet de conferentie interessante inhoud hebben voor het publiek, maar ook dat je het onderwerp dat je gaat bespreken goed beheerst.
In dit artikel geven we je enkele handige stappen voor het organiseren van werkvergaderingen en conferenties.
In 10 stappen naar het plannen van vergaderingen en conferenties
Het succes van een zakelijk congres hangt af van de planning die u ervoor maakt en de voorbereiding die de spreker heeft. Hier zijn enkele stappen om u te helpen bij het plannen van een conferentie.
1. Stel doelen
U moet vaststellen wat het doel is van de zakelijke conferentie of een vergadering die u wilt houden. Daarom is het noodzakelijk dat u de onderwerpen definieert die zullen worden besproken en de volgorde waarin u van plan bent ze te behandelen. Het is erg belangrijk dat de deelnemers de informatie goed kennen, zodat ze zich kunnen voorbereiden op de onderwerpen die aan bod komen.
2. bereken een budget
Het budget is een bepalende factor, aangezien je een congres niet volledig kunt plannen of geven als je niet over de nodige financiële middelen beschikt. Door het budget vast te stellen, kunt u weten hoeveel geld u beschikbaar heeft om onder andere het pand, materialen, betaling van de sprekers, transport of logistiek, hapjes of snacks voor de aanwezigen te betalen.
Een goede optie om het budget wat te verhogen is om gebruik te maken van sponsors, aangezien zij de sponsoring van de conferentie betalen in ruil voor aanwezigheid via advertenties op het evenement.
3. selecteer de spreker(s)
Als u niet degene bent die de conferentie zal geven, is het belangrijk dat u selecteert wie de sprekers van de conferentie zullen zijn. Het is belangrijk dat u mensen selecteert die de onderwerpen waarover u behandeld wilt worden zeer goed behandelen. Bovendien zijn het mensen die niet alleen in het openbaar kunnen spreken, maar ook echt contact kunnen maken met degenen die naar hen luisteren.
4. Selecteer de moderator
Het is belangrijk dat een zakelijke bijeenkomst of conferentie goed wordt geselecteerd als moderator, omdat dit bepalend is voor het succes ervan. Het is niet nodig dat de persoon die een vergadering of conferentie bijeenroept de moderator is, idealiter is het een persoon die het onderwerp beheert en de mogelijkheid heeft om de orde te handhaven.
De belangrijkste functie van de moderator is om de interventietijden van de deelnemers vast te stellen, te voorkomen dat het te behandelen onderwerp wordt afgeleid, belangrijke aantekeningen te maken over de bijeenkomst en er vervolgens een verslag van te kunnen maken.
5. Selecteer de datum en plaats
Zodra u duidelijk bent over het aantal gasten, moet u de datum en plaats van de conferentie of vergadering selecteren.
Wat de datum betreft, is het belangrijk dat u er een kiest waarin geen vakantie of vakantieperiode is. Idealiter zou het een datum moeten zijn waarop u van mening bent dat de gasten zonder enig ongemak aanwezig kunnen zijn.
Bij het selecteren van de plek moet je rekening houden met het aantal gasten, als het een hele grote groep is kan het zijn dat je een plek moet huren waar je de hele groep gelijkmatig kunt bereiken. Als het een vergadering is met weinig gasten, kies dan een vergaderruimte om deze te houden.
6. Bevestig de locatie van het evenement
Het is belangrijk dat u de plaats bevestigt waar u het evenement wilt houden, omdat u op deze manier kunt inschatten hoeveel tickets u moet maken. Evenals het aantal mensen dat de conferentie kan betreden. Door de locatie te bevestigen, kun je aan de evenementtickets gaan werken.
7. Maak de kaartjes of uitnodigingen
Nadat u het thema van de conferentie heeft bepaald, de schatting van de deelnemers heeft en de plaats en datum hebt bepaald, moet u de gegevens invoeren. Het is belangrijk dat de uitnodigingen zeer goed worden voorbereid, met vermelding van de datum, tijd en plaats van de conferentie of bijeenkomst.
Het is ook belangrijk dat u vooraf enige informatie verstrekt over de punten en onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde komen. In het geval van een openbare conferentie is het belangrijk dat de uitnodiging de prijs van de uitnodiging en de wijze van betaling vermeldt.
8. Maak de tickets en hun prijzen bekend
Idealiter kondigt u de bijeenkomst ruim van tevoren aan, minimaal twee weken als het een kleine conferentie betreft. In het geval dat het een groot evenement is van ongeveer 100 personen, moet u minimaal een maand van tevoren beginnen met adverteren.
Door het vooraf aan te kondigen, kunnen geïnteresseerden om mee te doen de datum vrij in hun agenda laten staan. Het is aan te raden om meerdere advertentiemethoden te selecteren, zodat uw evenement een groter bereik heeft.
9. Bevestig het geluidssysteem en andere services
Dagen voor het evenement is het noodzakelijk dat u de geluidsinstallatie bevestigt op de plaats waar u de conferentie gaat houden. Het is ook noodzakelijk dat u extra services bevestigt, zoals stoelen indien nodig, eten en drinken. Het is belangrijk om dit dagen van te voren te doen, zodat als er onverhoopt iets gebeurt je dit tijdig kunt oplossen.
10. De dag voor de conferentie
De dag voor de conferentie is het belangrijk dat u de plaats bezoekt waar het evenement plaatsvindt, de audioservice bevestigt en toeziet op de logistiek van het betreden van de vestiging. Het is ook belangrijk dat u het conferentieprogramma doorneemt en controleert of alle betrokkenen bij de conferentie hun aanwezigheid bevestigen.
Een ander belangrijk punt is dat u rekening houdt met transportlogistiek of ruimte zodat deelnemers hun voertuigen tijdens de duur van de conferentie kunnen parkeren.
Het houden van vergaderingen of conferenties is hard werken, aangezien u met veel details rekening moet houden. Maar als u de stappen voor een congres volgt die wij u hebben gegeven, is de organisatie van zo'n evenement wellicht niet zo ingewikkeld voor u. Profiteer nu en vind de beste verhuur van vergaderzalen in de stad barcelona.