Aprendre com s'organitza una reunió és molt important, ja que això permet que el missatge que vols fer arribar sigui presentat de la manera correcta. L'ideal és que la conferència compti amb un contingut interessant per al públic, però a més que comptis amb un bon domini del tema que tractaràs.
En aquest article et farem alguns passos útils sobre com organitzar reunions de treball i conferències.
10 passos per a la planificació de reunions i conferències
L'èxit d'una conferència empresarial es basa en la planificació que facis d'aquesta i la preparació que tingui l'orador. A continuació, et fem alguns passos perquè puguis planificar una conferència.
1. Estableix els objectius
És necessari que estableixis quin és el propòsit de la conferència empresarial o una reunió que vols realitzar. Per la qual cosa és necessari que defineixis quins són els temes que es tractaran i l'ordre en el qual tens pensat abordar-los. És molt important que els participants coneguin la informació amb atenció, de manera que puguin anar preparats sobre els temes que es tractessin.
2. calcula un pressupost
El pressupost és un factor determinant, ja que no pots planificar per complet o donar conferència si no comptes amb els recursos econòmics necessaris. Establir el pressupost et permet conèixer quant diners tens disponible per a pagar el local, materials, pagament dels oradors, transport o logística, aperitius o berenars per als assistents, entre altres despeses.
Una bona opció per a ampliar una mica el pressupost és recórrer a l'ús de *patrocinantes, ja que aquests paguessin pel patrocini de la conferència a canvi de fer presència a través de publicitat en l'esdeveniment.
3. selecciona a l'o els oradors
Si no ets la persona que dictés la conferència, és important que seleccions els qui seran els oradors d'aquesta. És important que seleccionis persones que manegin molt bé els temes que desitges siguin tractats. Addicional que siguin persones que comptin amb l'habilitat de no sols parlar en públic, sinó que de veritat puguin connectar amb els qui ho escolten.
4. Selecciona el moderador
És important que una reunió d'empresa o conferència se seleccioni de manera adequada el moderador, ja que aquest serà determinant per a l'èxit d'aquesta. No és necessari que la persona que convoca una reunió o conferència sigui el moderador, l'ideal és que sigui una persona que manegi el tema i que tingui l'habilitat de mantenir l'ordre.
La funció principal del moderador és establir els temps d'intervenció dels participants, evitar que el tema a tractar sigui desviat, prendre notes importants sobre la reunió per a després poder realitzar un informe d'aquesta.
5. Selecciona la data i el lloc
Una vegada que ja tens clara la quantitat de convidats, és necessari que seleccions la data i el lloc de la conferència o reunió.
Respecte a la data, és important que selecciones una en la qual no hi hagi un firat o període vacacional. L'ideal és que sigui una data en la qual consideris que els convidats poden assistir sense cap inconvenient.
Per a seleccionar el lloc, has de tenir en compte la quantitat de convidats, si és un grup molt gran pot ser que et toqui llogar un lloc en el qual puguis arribar de manera uniforme a tot el grup. Si es tracta d'una reunió amb pocs convidats, selecciona una sala de conferència per a dur-la a terme.
6. confirma el lloc de l'esdeveniment
És important que confirmis el lloc en el qual tens pensat realitzar l'esdeveniment, ja que d'aquesta manera pots estimar la quantitat d'entrades que has de realitzar. Així com la quantitat de persones que poden ingressar a la conferència. En confirmar el lloc pots començar a treballar en les entrades de l'esdeveniment.
7. Realitza les entrades o invitacions
Una vegada que ja has establert el tema de la conferència, tinguis l'estimat de la els participants i hagis establert el lloc i la data, has de realitzar les entrades. És important que les invitacions siguin molt ben elaborades, en la qual s'indiqui la data, hora i el lloc de la conferència o reunió.
També és important que proporcions alguna informació prèvia respecte als punts i temes a tractar en la reunió. En el cas d'una conferència pública, és important que la invitació indiqui quin és el preu de la mateixa i els mètodes de pagament.
8. Donar a conèixer les entrades i el preu de les mateixes
L'ideal és que anunciïs la reunió amb bastant temps d'anticipació, mínim unes dues setmanes si es tracta d'una conferència petita. En el cas que es tracti d'un esdeveniment gran de 100 persones aproximadament, has de començar com a mínim un mes abans a realitzar la publicitat.
En anunciar-ho amb temps, els interessats a participar poden deixar la data com ocupada en les seves agendes. El recomanable és que seleccions diversos mètodes de publicitat, de manera que el teu esdeveniment tingui un major abast.
9. Confirma el sistema de so i altres serveis
Dies abans de l'esdeveniment és necessari que confirmis el sistema de so en el lloc on realitzaràs la conferència. També és necessari que confirmis els serveis addicionals com a cadires si són necessàries, menjar i begudes. És important fer-ho dies abans, de manera que si ocorre algun imprevist pots solucionar amb temps.
10. El dia abans de la conferència
El dia abans de la conferència és important que visitis el lloc on es realitzaria l'esdeveniment, confirmis el servei d'àudio i supervisis la logística d'ingrés a l'establiment. També és important que revisis el programa de la conferència i verifiquis que tots els implicats en ella confirmin la presència.
Un altre dels punts importants és que tinguis en compte la logística de transport o l'espai perquè els participants puguin estacionar els seus vehicles durant el temps que duri la conferència.
Com fer reunions o conferències és un ardu treball, ja que has de tenir en compte molts detalls. Però si segueixes els passos per a una conferència que t'hem donat, pot ser que no se't faci tan complicat l'organització de tal esdeveniment. Aprofita ara i troba el millor lloguer de sala de conferències a la ciutat de barcelona.