Les sales de reunions tenen propòsits molt diferents, depenent de cada empresa i de les seves necessitats. Podrien usar-se per a establir col·laboracions amb altres entitats o proveïdors, per a aconseguir nous clients, presentar esdeveniments per a aconseguir socis, crear esdeveniments molt variats, entre altres propòsits.
Amb independència de quin sigui l'ús que se li doni, la majoria de les empreses coincideixen que és un recurs fonamental per al seu creixement.
Amb una sala de reunió es dona bona imatge als tercers, ajuda a guanyar reputació, transmet professionalitat i serietat, a més de ser un lloc on sentir-se còmode i segur, per la qual cosa serà més fàcil que proliferin les idees.
L'empresa hauria de considerar una sèrie d'aspectes abans de decidir-se pel lloguer d'una sala de reunions. A continuació, et revelem els més importants:
On llogar sales de reunió?
El primer que has de saber és on pots trobar aquestes sales de reunió. La veritat és que no fa falta més que fer una senzilla cerca en Google, usant termes com a sala de reunions per hora o lloguer de sala de reunions, perquè ens aparegui una llarga sèrie de referències.
Ara bé, això no vol dir que ens puguem fiar de la primera opció que ens trobem.
És fonamental que triem una empresa amb una àmplia trajectòria en el sector, que sapiguem molt bé a qui la hi estem llogant i tinguem a la nostra disposició tots els mitjans de contacte disponibles, per la qual cosa pugui passar.
Capacitat de les sales
En buscar serveis de lloguer d'espais per a reunions hauràs de pensar en la quantitat d'assistents a l'esdeveniment.
·No té sentit triar una sala petita en la qual no capiguem tots, únicament per estalviar. Donarà molt mala imatge als convidats.
Flexibilitat i sales polivalents
Com ja hem comentat al principi de l'article, cada empresa té les seves pròpies necessitats en llogar una sala de reunions. Per exemple, pot ser que tan sols necessitem el lloguer de sales de reunions a Madrid per hores, en el cas que sigui un esdeveniment de curta durada. Així no farà falta pagar per la setmana o el mes sencer.
Si la informació que es tractarà en la reunió és privada o delicada, és important comprovar que la conversa no es pugui escoltar fora de la sala. Caldrà assegurar-se que compta amb les mesures de prevenció adequades.
La ubicació
La ubicació de les sales de reunions és molt important per a evitar complicar el desplaçament de les persones a les mateixes (amb independència de què es tracti d'un possible client, col·laborador, soci o dels propis directius).
Aquests són alguns aspectes que haurem de considerar depenent de la ubicació:
·Tingues en compte si la sala està prop dels principals mitjans de transport (com pot ser prop de les parades d'autobús, metre o de l'estació de tren).
·Però tampoc té sentit triar una sala que sigui massa àmplia, ja que donarà una sensació de buit important.
La millor opció en el lloguer de sales de reunions és decantar-se per una opció intermèdia en la qual puguis exposar a les teves amples i els convidats estiguin còmodes.
·Determina si les persones a les quals convidaràs a la reunió venen d'una altra ciutat o de la mateixa on llogaràs la sala.
Encara que tot això siguin petits detalls, són més importants del que creïs: t'assegurem que et costarà més tancar un tracte si el client arriba enfadat a la reunió perquè no ha aconseguit aparcament, o perquè ha hagut de pagar molt pel taxi.
Tecnologia
La sala ha de comptar amb tota la tecnologia necessària com perquè pugui celebrar l'esdeveniment.
El més normal és que la sala compti amb dispositius com a televisors, altaveus, projectors i diferents accessoris que aportaran dinamisme al nostre esdeveniment.
No obstant això, és possible trobar sales de reunió amb televisions de 75’’, webcams per a conferències, pissarres, altaveus amb una qualitat de so únics i fibra òptica d'alta velocitat amb la qual oferir continguts multimèdia sense alentiments.
Serveis complementaris
Encara que la reunió estigui pensada perquè sigui breu, no seria rar que s'allargués durant algunes hores. Durant aquest temps pot ser que sigui necessari contractar alguns serveis complementaris, amb l'objectiu d'aconseguir que tots els assistents estiguin còmodes.
Cada empresa pot disposar dels seus propis serveis, encara que aquests 3 són els més habituals:
·Servei de servei d'àpats: així evitem que els clients hagin de sortir a menjar fora de l'oficina si la reunió s'allarga.
·Serveis de secretariat i de gestió de l'esdeveniment: suposen una interessant ajuda extra a tenir en compte.
·Atenció telefònica multilingüe: per si és necessari comunicar-se amb els assistents en altres idiomes.
Garantir comoditat i accessibilitat
En definitiva, a l'hora de buscar una sala de reunions caldrà assegurar-se que els assistents estaran còmodes i que les instal·lacions són accessibles (especialment si algun d'ells té algun problema de mobilitat o restricció de moviments).
També és molt important la il·luminació: sempre que sigui possible, hauríem de llogar una oficina que tingués una bona il·luminació natural. Si no fos possible, assegura't almenys que la llum artificial sigui clara i potent, evitant així la sensació de foscor que pot ser claustrofòbica.
Avaluar el Cost Real
Encara que el preu no pot ser el més important, és innegable que és un factor clau a tenir en compte.
Amb el llistat de criteris que hem vist fins al moment ens podem fer una idea del que necessitem i així traslladar les nostres necessitats a l'empresa on llogarem la sala de reunions. A més, caldrà ser molt específics quant als serveis complementaris es refereix.
Tindràs un pressupost personalitzat per a decidir si la sala s'ajusta tant a la teva butxaca, com a les teves necessitats.