Saber que es necessita exactament per equipar una sala de reunions moderna pot semblar senzill, però en realitat hi ha molts elements per fer-ne un seguiment. A més, el tipus d'equip per a una sala de reunions sovint depèn de la mida i el propòsit de la mateixa.
La tecnologia en l'àmbit de les conferències avança a passos de gegant i és normal que et sentis aclaparat a l'hora d'escollir l'equipament de la sala. Però no us preocupeu, perquè amb la nostra ajuda podreu equipar una sala de conferències moderna i preparada per al futur.
Amb quin equip ha de comptar una sala de reunions?
Independentment del tipus de sala de reunions, totes han de comptar amb un equip de funcionament òptim. Recorda que una sala ben equipada estimula la motivació dels treballadors i augmenta la productivitat. Aquests elements bàsics duna sala de reunions inclouen:
Mobiliari, cadires i taules còmodes
Moltes empreses no solen actualitzar el mobiliari de la sala de reunions, perquè ho consideren com un espai de treball secundari. No obstant això, triar mobles moderns per al centre de conferències, pot ajudar amb la productivitat i impressionar els clients.
Avui dia, els clients usen telèfons, tauletes o ordinadors portàtils durant una reunió. Per això, heu de considerar una taula amb font d'alimentació integrada o connexió USB. Per complementar la comoditat dels assistents, busca cadires ergonòmiques que tinguin respatller alt, capacitat reclinable i recolzabraços.
A més, la sala de reunions ha de comptar amb prou mobiliari per adaptar-se a qualsevol tipus de reunió, ja siguin entrevistes, presentacions corporatives, entreteniment de clients, reunions internes, etc.
Disseny de la sala i qualitats
La sala de reunions ideal és un espai ampli, elegant i eficient. És fonamental aconseguir que el disseny, el format i les funcions siguin perfectes. La sala de reunions moderna ha de reflectir els objectius i els valors de l'empresa, així com fomentar un entorn que aconsegueixi un equilibri entre la comoditat i l'eficiència.
Altres consideracions de disseny que cal tenir en compte, abasten des de la ubicació i l'acústica fins a la tecnologia audiovisual i fins i tot els tons de color. El color de la paret i la il·luminació a l'espai també és una cosa per contemplar. Una habitació de colors brillants amb una bona il·luminació promourà l'estat d'alerta.
Connectivitat, wifi d'alta velocitat
És imprescindible que la sala de reunions tingui una connexió d'Internet sòlida. Pots proporcionar una connexió per cable per garantir que les converses remotes es desenvolupin sense problemes en tot moment.
Si vols un centre de reunions amb suport sense fil, pots considerar un SSID separat o un encaminador de doble banda. També pots considerar utilitzar diferents bandes per a diferents propòsits, com ara la transmissió de vídeo i l'activitat mòbil. Aquest tipus de connexió permet que els dispositius sense fil, com ara telèfons i portàtils, funcionin amb més consistència.
Pantalla de projecció, pissarra i projector
En una sala de reunions moderna no hi pot faltar la pissarra interactiva, que pot ser vista com una combinació de pissarra, pantalla i ordinador. Aquesta tecnologia multitàctil permet la col·laboració entre persones, des de la creació de documents i escrits, fins a la manipulació d'objectes a la pantalla. La propietat de la xarxa permet accedir a la impressora i els enllaços als ordinadors.
D'altra banda, el projector audiovisual digital és l'alternativa més nova als retroprojectors. Aquests presentadors digitals usen tecnologia de càmera de vídeo per a projecció en pantalla, on es poden mostrar gràfics, imatges, documents i altres ajuts visuals.
Equip de so
Els sistemes dàudio de la sala de reunions són tan importants com la imatge de vídeo en una presentació. Tingueu en compte que un so deficient o distorsionat, arruïnarà qualsevol intent de comunicació.
Totes les sales de reunions requereixen cert equip dàudio essencial, inclosos micròfons, parlants i un sistema de control. No obstant això, triar un equip de so de primer nivell, no és garantia que estiguis exempt dexperimentar punts febles dàudio. Per obtenir resultats ideals, cal col·locar-lo estratègicament a tot l'espai.
El software adequat
Com hem vist, una sala de reunions moderna ha de comptar amb un sistema dàudio i vídeo sofisticat. No obstant això, per fer servir aquests equips en una videoconferència es requereix un programari adequat.
Avui dia hi ha moltes propostes al mercat per fer videoconferències, com Skype, Zoom, Google Meet, LifeSize, etc. Tots ells proporcionen una qualitat d'imatge i so excel·lent. A més, compten amb prestacions avançades que permeten ser utilitzades en tota mena de plataformes.
Il·luminació
Si voleu dissenyar una sala de reunions ideal, haureu d'oferir el tipus d'il·luminació adequat. Considera oferir una sala amb il·luminació mixta, on es puguin barrejar a conveniència la il·luminació natural i la il·luminació artificial.
A les presentacions on facis ús de projectors i pantalles, t'has d'assegurar que les finestres estiguin cobertes amb persianes per bloquejar la resplendor del sol durant el temps que duri l'exposició.
Climatització i ventilació
Una climatització òptima és essencial durant les reunions en temporades fredes o càlides. Un aire condicionat adequat farà que tots els teus convidats se sentin còmodes. També és important comptar amb ventilació natural, perquè la sala es mantingui fresca i alegre.
L'ideal és instal·lar un sistema de climatització intel·ligent, per no haver de canviar contínuament els ajustaments de temperatura al llarg del dia. Aquest sistema pot detectar la configuració de temperatura duna sala de reunions, establir una temperatura dacord amb la teva preferència i, en conseqüència, mantenir les condicions de temperatura perfectes durant tot el dia.
Bona visibilitat des de qualsevol punt de la sala
Tots els participants han d'aconseguir una visió 100% des de qualsevol punt de la sala de reunions, independentment de la distribució de les taules o de la mida de la sala. L'objectiu és garantir la concentració dels assistents el màxim de temps possible.
Conclusió
Una bona sala de conferències pot marcar una gran diferència a les operacions comercials. Aquest espai us ajuda a comunicar-vos millor amb clients i col·legues, causar una primera impressió positiva i millorar l'experiència de la reunió. Això és important, ja sigui que tinguis reunions en persona o remotes de manera regular.