Escollir el disseny d'un esdeveniment pot ser un desafiament, perquè és la part clau per garantir que la reunió aconsegueixi els vostres objectius. La bona notícia és que hem seleccionat alguns dels millors i més populars dissenys de sales de reunions per ajudar-te a organitzar el teu esdeveniment.
Però abans de submergir-nos en els dissenys de sales de reunions més reeixits, repassem primer els aspectes més importants que cal saber durant el procés de presa de decisions.
Aspectes importants a l'hora d'organitzar una sala de reunions
Abans de planificar el disseny del vostre esdeveniment, preneu en compte els aspectes següents:
Nombre de participants. Aquesta informació us ajudarà a decidir l'estil apropiat.
Dimensions de lespai. Mesura l'espai i comprova que tens prou espai per al mobiliari.
Seguretat i protecció. Considereu quines característiques de seguretat necessitareu, com l'accés per a cadires de rodes o els camins clars que condueixen a les portes de sortida d'emergència.
Objectius. Finalment, preneu en compte els objectius de l'esdeveniment. Cada disseny de sala de reunions que us mostrem a continuació, té els seus propis avantatges i desavantatges.
Planifica la distribució de la sala d´esdeveniments
Crea l'ambient i mantingues les coses organitzades amb qualsevol d'aquests tipus de muntatge de taules per a esdeveniments. Per a cada exemple a continuació, trobaràs consells sobre com fer-lo servir i per a quin esdeveniment és millor.
Muntatge imperial o estil sala de juntes
El disseny imperial presenta un disseny clàssic, és bàsicament una taula gran que s'ubica al centre envoltada de cadires. És un estil excel·lent si planifiqueu una reunió que inclou menjars, l'imperial fa que el servei de càtering sigui més interessant.
Configuració en forma de U o muntatge en ferradura
Aquest disseny té la forma d'un quadrat buit, que li falta un costat. L'espai lliure al mig actua com un escenari d'empenta, donant als oradors l'oportunitat de caminar i connectar-se amb les persones al voltant de la taula.
Muntatge al Teatre o Auditori
És l'estil preferit per a esdeveniments amb grups molt grans. El disseny presenta una àrea gran amb files de cadires i, sovint, un escenari on es para l'orador o es fa la presentació. Aquest estil és ideal per a una gran quantitat de persones, com ara una conferència de premsa o el llançament d'un producte.
Muntatge escola o aula de formació
En aquest disseny es poden veure petites files de taules, amb cadires disposades d'extrem a extrem orientades en una sola adreça, quina si fos un saló de classes. Aquest estil és ideal per a esdeveniments especials, on els participants necessiten prendre notes. En alguns escenaris es disposen de superfícies escalonades per mantenir la vista clar per als que estan a la part del darrere.
Muntatge Banquet o Còctel
Si el teu proper esdeveniment té una assistència concorreguda i inclou menjars, el disseny de banquet o còctel podria ser just el que necessites. És un muntatge molt efectiu per fer reunions de negocis i presentacions de clients. Aquest disseny es conforma de taules circulars o rectangulars, distribuïdes a la sala per permetre que les persones es concentrin en grups petits.
Dret
Si el nombre de participants supera qualsevol distribució de les mostrades anteriorment, podeu fer una reunió amb l'audiència de peu per optimitzar l'espai i garantir l'assistència de tots els convidats. No és un estil còmode, però si l'exposició és curta i cal portar el missatge a més persones, aquest serà el disseny ideal.
Punts importants en crear els diferents estils a la sala de reunions
Independentment de la idea de disseny desdeveniment que hagis triat, pren en compte aquests senzills consells, que es poden aplicar a gairebé qualsevol disseny.
Agrupa els assistents per interessos compartits o per edat, perquè els sigui més fàcil connectar-se al teu esdeveniment.
Organitza les taules en formes úniques per crear un ambient dinàmic; si pots aconseguir que la distribució s'assembli al logotip de la seva empresa, seria genial.
Ressalta els seients per a convidats VIP.
Si l'ocasió ho merita, pots crear un ambient familiar, on els assistents es puguin barrejar i connectar.
Ordena l'espai en funció de la mida de les taules. Les taules altes van a prop dels límits de la sala i les taules baixes cap al centre, de manera que convergeixin cap a l'orador.
Lluminositat de l'espai
Tot i que no ho sembli, la il·luminació d'una sala de reunions és un assumpte complex. Hi ha molts factors que cal tenir en compte. Per exemple, la intensitat de la llum, la posició de les lluminàries, necessitats canviants d'il·luminació, etc.
Perquè puguis ajustar una il·luminació òptima a la sala de reunions, segueix els consells següents:
Intensitat de la llum. La il·luminació és extremadament important al lloc central de la sala de reunions. És aquí on es discuteixen nous projectes, es fa seguiment de tasques, es fan videoconferències i molt més.
Il·luminació regulable. És important controlar la intensitat de la llum durant la reunió. Per exemple, si hi ha una presentació de vídeo, cal atenuar la il·luminació de la sala; o apagar completament els llums, si no es prendran notes.
Estil. Crear un disseny interior elegant i obert, amb il·luminació natural, ajudarà a guanyar la vostra confiança. Si l'espai és tancat, pots col·locar una sèrie de làmpades cridaneres penjants sobre la taula de reunions, que segurament causarà una agradable impressió.
Decoració i mobiliari bàsic per a una sala de reunions
Si voleu crear un ambient càlid i acollidor en una sala de reunions, escolliu colors amb una temperatura més càlida. Si voleu que la sala de reunions es percebi més gran i tingui una sensació fresca, ha de triar colors clars. Pel que fa al mobiliari, t'ho expliquem a continuació:
Cadires i taules ergonòmiques
Les cadires i les taules d'una sala de reunions van molt més enllà d'una combinació de colors i l'estil de disseny; també es tracta de comoditat i durabilitat. Les cadires han de garantir una bona postura en seure, això evitarà distraccions per incomoditat.
Podeu triar qualsevol taula que transmeti harmonia a l'ambient, ja siguin taules de reunió clàssiques o imperials, taules de consell, configuracions en U, en formació o per grups de treball. La sala ha de poder adaptar-se a totes de manera ràpida i sempre mantenint una bona presència.
Climatització de la sala
Un dels aspectes més importants en una sala de reunions és assegurar-se que els participants tinguin una experiència agradable.
Això es pot assolir amb un entorn saludable, que estigui influenciat per una òptima humitat de l'aire. Un sistema dʻaire condicionat permet refredar el lloc durant un dia extremadament calorós o augmentar la calor durant lʻhivern, quan fa fred fora.
Gestió de cablatge
Pot resultar desagradable per als assistents, entrar en una sala de reunions i veure cables desordenats per tot arreu. Per evitar això, utilitza components que ajudin a mantenir ordenats els cables, com a fundes organitzadores de cables i passacables de terra. Adquireix taules de conferències que incorporin opcions de connectivitat, així podràs organitzar els cables sota la taula fàcilment.
Equips audiovisuals i altres tecnologies
El primer que noten els convidats quan entren a una sala de reunions és la pantalla. Aquesta és una eina molt útil, perquè permet la comunicació a distància, veure presentacions i compartir la pantalla des dordinadors portàtils, tauletes i telèfons intel·ligents.
Però una pantalla per si sola no és suficient, també calen micròfons, parlants, càmeres i una bona connectivitat Wifi d'alta velocitat. A més, una pissarra interactiva és una eina ideal per a una sessió de pluja d'idees.
Servei de càtering
El servei de càtering és un altre element important a l'hora de planificar una reunió o esdeveniment. Les pauses necessàries als esdeveniments, per gaudir d'un deliciós menjar, una beguda nutritiva i refrigeris, ajuden els assistents a rendir al màxim durant i després de les reunions.